Archivace

publikováno 18.02.2022 | čtení na 15 minut

Když se řekne slovo archivace, mnoho z nás si představí možná nudné, ale zato nutné zakládání důležitých dokumentů do různých pořadačů, archivačních krabic a následné uložení na místo, kde nebudou překážet, ale také kde budou přehledně kdykoliv k dispozici. Než se tedy pustíte do archivace, je dobré si promyslet, kam a do čeho budete tyto dokumenty ukládat. Povím vám pár rad, jak vybrat to nejlepší pro vás.

blog-archivace-image01.jpg

Není pořadač, jako pořadač

Pořadače nám slouží k uložení dokumentů, se kterými často pracujeme, na jedno místo. Přehledně a zorganizovaně. Často se do něj ukládají dokumenty v euroobalech, ale nemusí, pokud si dokument proděravíte děrovačkou. Pořadače vybírejte, jestli chcete pákový nebo vám postačí kroužkový, podle velikosti hřbetu a dokumentů.

Pokud například potřebujete pořadač, ve kterém chcete prezentovat produkty své firmy, nového projektu, na kterém pracujete či jiné, můžete zvolit efektivní prezentační kroužkový pořadač, který se velmi snadno ovládá i za pomoci jedné ruky. U takových pořadačů se hodně dbá zejména na kvalitu provedení a vzhled. Tyto pořadače bývají často vybavené různými předními i zadními kapsami, které jsou často využívané právě pro různé doplňkové letáky a informace.

Nesmíme zapomínat ani na správné označení pořadače, abychom se rychle zorientovali, jaký je ten správný, se kterým potřebujeme pracovat. K tomu nám dobře poslouží štítky. Doby, kdy se na hřbetě škrtaly a přepisovaly roky, jsou už dávno pryč. Nyní vám spousta programů či aplikací umožní si hřbetní štítky vytisknout přesně ve vašem stylu a jednoduše vyměnit, protože hřbet je často vybaven folií, do které štítek snadno zasunete.

Pořadače na dokumenty však nemusí být jen mobilní a do ruky. Mohou být například i v plastovém či PP provedení, kdy vypadají spíše jako šuplík, ve kterém máte přehledně uložené, a díky barevnému značení sekcí, roztříděné ostatní dokumenty. Podobnou funkci zastává například třídící box, odkladač na dokumenty či archivační zásuvka, kdy potřebujete mít důležité stále po ruce, ale tak, aby bylo přehledné a roztříděné.

blog-archivace-image03.jpg

Desky a kapsy

Pokud vás čeká porada a nechcete sebou brát široký pořadač, možná vám postačí pouze desky nebo kapsy, do kterých vložíte jen to nutné, co potřebujete daný den s kolegy probrat a nezabere vám v tašce moc místa.

Tyto desky plní samozřejmě různé požadavky. Uzavírají se na cvočky, tzv. druky, suchý zip nebo pouze na gumičku. Nabízí se v různých barvách, pokud chcete zazářit nebo naopak zdůraznit váš postoj k ekologii, jejich provedení je i v ekologicky šetrných variantách, přesto velmi elegantní. 

blog-archivace-image02.jpg

Archivační krabice (boxy) a kontejnery

Když použiju spojení krabice nebo kontejner, je to při archivaci dokumentů hlavně ve fázi, kdy potřebujete dokumenty bezpečně uložit, ale také kdy s nimi už nepotřebujete běžně pracovat. Přesto vám bude záležet na jejich úschově a přehlednosti. Volit můžete opět mezi designovými trendy či efektními krabicemi s víkem, které jsou pro organizaci a archivaci dokumentů skvělí a nepostradatelní pomocníci.

Budete chtít dokumenty ukládat volně nebo zrovna s pořadači? Tohle jsou otázky, které si musíte zodpovědět dřív, než si jakoukoliv archivační krabici či kontejner pořídíte.

Pokud krabice půjdou zrovna do archivu, zřejmě není nutné, aby vypadaly designově nepřehlédnutelně. Pokud však budete mít takový archiv uložen přímo v kanceláři, můžete si jej jednoduše sladit s interiérem, protože nabídka je opravdu široká. Velmi žádané jsou v poslední době pastelové, ale i výrazné barvy, které mohou dobře kopírovat váš osobitý styl. 
Autor: Veronika